une réunion professionnelle en entreprise

3 facteurs déterminants pour une réunion utile

Certaines entreprises ou organisations sont connues pour leur réunionite aiguë.  Ce terme sonne comme une maladie et les collaborateurs en souffrent.

« 90% d’entre eux avouent passer du temps à rêvasser lorsqu’ils sont en réunion et 73% déclarent y faire autre chose comme traiter leurs mails…»

The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg

Pourtant, ce n’est pas une fatalité, les équipes peuvent en guérir et même devenir plus soudées et performantes grâce à des réunions davantage centrées sur l’humain, explications…

Moins souvent mais mieux ! Moins longtemps mais plus confortable !

1. Apprivoiser le temps

Il faut savoir perdre du temps pour en gagner ! Une bonne préparation en amont permettra la fluidité de votre réunion. Les moments passés à anticiper cet événement ne doivent surtout pas être zappés ou effectués précipitamment dans les minutes qui précèdent !

Le support de présentation, l’ordre du jour, le matériel pour diffuser les informations, (qu’il soit sur support papier ou informatique), tout doit être prêt au minimum la veille du Jour J.

Il en va de même pour la durée envisagée, la définition de l’objectif attendu à l’issue, la définition des rôles de chacun.  Ainsi nommer, un maître du temps et un maître du compte rendu seront de précieux alliés.

2. Configurer l’espace

Il est fort à parier que l’endroit idéal d’une réunion de travail ne sera pas le même pour tout le monde. Il est fort à parier que beaucoup de salles de réunion ne sont pas forcément agréables, adaptées aux besoins du moment… On peut cependant remédier à bien des perturbations en veillant au confort et à la fluidité technique et pratique.

Pour ce faire, la préparation de la salle est capitale. La disposition des chaises, leur nombre, le test des matériels qui seront utilisés, la possibilité de lumière du jour… 

Il faut avoir en tête qu’un participant à une réunion est avant tout un être humain. Il a des besoins physiques et psychologiques. Être assis confortablement, pouvoir lire et entendre clairement, ne pas avoir froid ou trop chaud comptera énormément pour la tonalité de l’événement. Se sentir reconnu et attendu c’est une clé pour démarrer dans les meilleures conditions possibles.

3. Installer le climat

Comme dans beaucoup d’endroits, la météo compte énormément. Par météo, on entendra l’ambiance, le climat dans lequel se déroule votre réunion.

Pour atténuer le stress, démarrez et terminez en douceur. Prévoyez ces 2 sas de décantation. 10 min au démarrage pour se connecter les uns aux autres et 10 min pour laisser entendre que l’on va clore l’événement. Une formule nécessaire pour donner plus d’impact au temps dédié à la réunion elle-même qui pour être optimale ne devait pas excéder 50 min.

Prévoir de l’eau, des supports pour noter, penser à souhaiter la fête de Jacques de la Compta, demander des nouvelles du petit dernier d’Isabelle du Marketing font partie intégrante de la réussite de votre réunion.

Une manière d’accueillir l’autre en temps qu’homme ou femme, qu’il saura vous rendre en tant que collaborateur attentif et assidu à votre réunion !

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